Citavi Bireysel Kaynak Yönetim Yazılımını Diğer Bireysel Kaynak Yönetimi Yazılımlarından Ayıran Özellikleri ve Kullanımına Dair Bir Değerlendirme
An Assessment of the Characteristics and Usage of Citavi Individual Resource Management Software that distinguishes it from other individual resource management software
İsmail Karaca[1]
Özet
En çok bilinen ve kullanılan bireysel kaynak yönetimi yazılımlarından olan EndNote, RefWorks, Mendeley ve Zotero birbirlerine çok benzeyen özelliklere sahiptir. Bu yazılımların kaynak ekleme ve düzenleme özellikleri gelişmiş olmasına rağmen not ekleme, değiştirme, düzenleme ve alınan notları kategorize etme özellikleri çok fazla gelişmemiştir.
Bütün bireysel kaynak yönetimi yazılımlarında not alma bölümleri kullanılsa da bir makale veya tez yazarken daha organize olmak ve yazılımı en yüksek fayda sağlayacak şekilde kullanmak kişinin kendi becerisine kalmıştır.
Citavi yazılımı bu noktada kaynakları fişleme ve daha önceden organize edilebilen kategori ağacı özelliği sayesinde yazılım içinde çalışmanın potansiyel başlıklarını ekleme, fişlenen ve alınan notları bu başlıklar altında kategorize etme, kategorize edilen notları kolay bir şekilde kelime işlemci programlarına aktarma özellikleri başta olmak üzere birçok özelliğiyle diğer kaynak yönetimi yazılımları ve klasik fişleme yöntemleri karşısında devrim niteliğinde sayılabilecek özellikler içermektedir.
Bu makalede ekran görüntüleri ve aşamalarıyla aktarılan Citavi yazılımı sayesinde, makale ve tez yazarken bilgisayara indirilen dosyaların içine tek tek girilme zahmetiyle uğraşılmadan, tek bir yazılım üzerinden hem daha organize olma hem de yazılıma eklenen kaynaklar üzerinde oluşturulan notlar sayesinde çalışmayı tek tıkla kelime işlemci programına entegre ederek akademik çalışmanın kolay bir şekilde tamamlanabileceği aktarılmaktadır.
Anahtar kelimeler: referans yönetim yazılımları, kaynak yönetim yazılımları, bilgi yönetimi yazılımları, Citavi
Summary
EndNote, RefWorks, Mendeley and Zotero, the most well known and used individual resource management software, have very similar features. Although these software has advanced resource addition and editing features, the features of adding, modifying, editing and categorizing notes have not improved much.
Although all individual resource management software uses note-taking sections, it is up to one’s own skill to be more organized when writing an article or thesis and to use the software in the best possible way.
Citavi software, at this point by plugging resources and a previously organized category tree feature, thanks to the potential work of the software to add the title, categorized and received notes under these headings, categorized notes easily into word processing programs, including many other features with features management software and classic plug-in methods.
In this article, thanks to Citavi software transferred with screenshots and stages, without the hassle of entering the files downloaded into the computer while writing articles and theses, both being more organized through a single software and integrating the work into the word processor program with one click It is stated that academic study can be completed easily.
Keywords: reference management software, resource management software, information management software, Citavi
Giriş
Tez, makale veya kitap gibi faaliyetlerin yazım aşamasına geçmeden hatta sorunsalın yakalandığı ilk andan itibaren stratejimizi belirlemeli ve kullanacağımız yazılımları tespit etmeliyiz. Ayrıca bu yazılımlara hâkimiyeti mümkün olduğunca iyi derecede çözmüş olma konumunda bulunmalıyız. Her şeyden önce kendi arşivimizi meydana getirmeliyiz. (Öney, 2017)
Bibliyografya yönetim araçlarının ilk örneği 1989 yılında ortaya çıkan EndNote yazılımıdır (Mead ve Berryman, 2010, s. 389). Günümüzde kullanılmakta olan birçok bibliyografya yönetim aracı bulunmaktadır. Araştırma kütüphanelerinin web sayfaları ve konu ile ilgili literatür kısaca incelendiğinde akademik çevrede en popüler yazılımların EndNote, RefWorks, Zotero, Mendeley (Childress, 2011, s. 144; Hensley, 2011, s. 205) olduğu görülmektedir.
Citavi Kullanımı ve Özellikleri
Akademik bir çalışma yaparken çoğunlukla aşağıdaki aşamalar şeklinde ilerlenmektedir (Öney, 2017)
- Konu tespiti yapma
- Kaynak arama
- Kaynakları fişleme
- Okuma aşaması
- Yazma aşaması
Citavi yazılımı 2. aşamayı da içine alarak son aşamaya kadar tüm ihtiyacı karşılamaya yöneliktir.
Konu tespit aşaması sonrasında kaynak arama ve bulma işlemleri tamamlandığında künyeler farklı şekillerde yazılıma eklenebilmektedir.
“Ekran Görüntüsü 1”de görüleceği üzere el yordamıyla “Reference” alanından veya yazılımın tarayıcı eklentileri sayesinde otomatik şekilde eklenebilmektedir.
Ekran Görüntüsü 1: Kaynak ekleme bölümü
Yazılıma kaynak ekleme yine yazılımın kendi içindeki alanlardan da gerçekleştirilebilmektedir.
ISBN, DOI ve diğer tanımlı ID’leri girerek kaynak eklenebilmektedir. “Ekran Görüntüsü 1”de bu alanlar görülebilmektedir.
Ekran Görüntüsü 2 : Online search (Çevrimiçi Arama) bölümü
“Ekran Görüntüsü 2”de görüleceği üzere yazılım içinde bulunan çevrimiçi arama bölümünden de kaynak eklenebilmektedir.
1 numarayla gösterilen “Online search” bölümünden çevrimiçi şekilde katalog ve veritabanlarından tarama yaparak künyeler yazılıma aktarılabilmektedir.
2 numarayla gösterilen alanda kaynağın başlığı, yazar veya bütün alanlarda yıl sınırlaması da yaparak basit tarama veya operatörleri kullanarak gelişmiş tarama yapılabilmektedir.
3 numarayla gösterilen “Add database or catalog” bölümünden arama yapılacak veritabanı veya kataloglar belirlenebilmektedir.
4 numarayla gösterilen bölümden taranacak veritabanları veya kataloglar eklenebilmektedir. Bu örneğimizde Türkçe kaynaklar arama ihtimalimizi göz önünde bulundurarak; WorldCat, Gazi Üniversitesi ve Koç Üniversitesi katalogları eklenmiştir.
Yazılımın kategori ağacı odaklı çalışma özelliği, gerçekleştireceğimiz çalışmada öncelikle çalışacağımız başlıkları çıkarmamıza yaramakta ve bir kemik yapı oluşturmamızı sağlamaktadır.
Bu kemik yapı çeşitli zihin haritaları ve akış şemaları yapmamızı sağlayan yazılımlarda kategorize ederek “.mm” dosya uzantısı şeklinde indirilip yazılıma aktarılabilmektedir. “Ekran Görüntüsü 3”de görüleceği üzere coggle.it sitesinde zihin haritası oluşturulmuş ve “.mm” uzantılı dosya şeklinde indirilmiş, ardından da “Ekran Görüntüsü 4”de görüldüğü üzere zihin haritası yazılıma aktarılmıştır.
Ekran Görüntüsü 3: Coggle.it üzerinde oluşturulmuş zihin haritası
Ekran Görüntüsü 4: Zihin haritasını yazılıma ekleme
Kategori ağacımız aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü üzere otomatik olarak oluşturulacaktır.
Ekran Görüntüsü 5: Knowledge Organizer (Kategori Ağacı) Bölümü
Daha önce sisteme elle, ISBN, DOI numarası, çevrimiçi arama bölümünden veya tarayıcı eklentisi sayesinde eklediğimiz künyelerimizi okuyabileceğimiz dosyalar da otomatik olarak yazılıma eklenmektedir. Bu özellikle eklenemeyen dosyaları Ekran Görüntüsü 6’da görüldüğü şekilde kendimiz indirerek veya tarayarak künyeye ekleyebilmekteyiz.
Ekran Görüntüsü 6: Künyeye dosya ekleme
Künyelere eklenen dosyalar Ekran Görüntüsü 7’de görüldüğü üzere yine yazılım içerisinden okunabilmektedir.
Ekran Görüntüsü 7: Literatürü yazılım içinde okuma özelliği
Bu aşamalar bittikten sonra literatür okuma aşaması da yazılım üzerinden sürerken aynı anda not alma sürecine de girilebilmektedir. İşte Citavi programının “Quatations and Comments” bölümü bu not alma aşamasında devreye girmekte ve diğer bireysel kaynak yönetimi yazılımlarına ve klasik fişleme yöntemleriyle arasındaki farkı bu özelliğiyle göstermektedir.
Bu bölümde notlar alınıyor, gruplandırılıyor, notların içerikleri ekleniyor ve sonuç olarak elimizde çalışmada kullanacağımız notlarımız oluşuyor.
Bu süreci şu şekilde daha detaylı aktarabiliriz; İlk aşamada “Ekran Görüntüsü 8”de görüldüğü üzere araştırma konumuzun geçtiği ve işimize yarayacak bölümleri/paragrafları seçiyoruz, ardından “Comments” butonuna tıklayarak “Quotations & Comments (Alıntılar ve Yorumlar)” bölümünde notumuzu sayfa numarasıyla birlikte kısa bir başlıkla belirtiyoruz.
İlk aşama olan bu ilk not çıkarma aşamasından sonra 2. aşama olarak bu not çıkarttığımız bölümleri tekrar okuyarak içeriğinden neresinin yararlı olacağını vs. kendimizce etiketliyoruz.
Kişiye göre bir kullanım şekli oluşturulabilen programda ilk okumada tespit edilen ve işe yarayacak kelime öbeklerini son aşamada ise tespit edilen başlıkları yazıda kullanılabilecek şekilde kendimiz yorumlayarak kendi cümlelerimizle belirtiyoruz. Aslında mizanpajın ve içeriğin de bu aşamada oluşturulduğu söylenebilir
“Ekran Görüntüsü 8”de görüleceği üzere literatür okuması yapılırken makalede EndNote yazılımının ilk olarak 1989 tarihinde çıktığı bilgisine ulaşılmış ve bu bilginin çalışmadaki “Giriş” bölümü için uygun olduğu düşünerek “EndNote çıkış tarihi” başlığı ve “EndNote 1989’da çıktı.” içeriğiyle “Quotations & Comments” bölümüne kaydedilmiştir.
Ekran Görüntüsü 8 : Quotations & Comments (Alıntılar ve Yorumlar) özelliğinin kullanımı
Bu notu “Giriş” bölümü/başlığı için alındığını belirttik. Aldığımız notu bu bölüm/başlık altında kullanacağımız için “Ekran Görüntüsü 9”da görülen aşamalarla kategori ağacımızdaki “Giriş” bölümüne ekliyoruz.
Ekran Görüntüsü 9: Alınan notu kategori ağacına ekleme
Literatürümüz içerisinde yer alan bir makalede EndNote ile ilgili geçen bir terimi not olarak almış ve notun başlığını; “EndNote çıkış tarihi”, içeriğini ise; “EndNote 1989’da çıktı” şeklinde kaydetmiştik. Bu kaydettiğimiz notumuz yazma aşamasında kullanacağımız “Giriş” başlığı altına ekran görüntüsünde göründüğü şekilde eklenmiştir.
Ekran Görüntüsü 10: Alınan notları Word programına ekleme
Bu çalışmamızda tek bir örnek üzerinden gidilmiş olup, örnek üzerinde kısa bir not alma şekli gösterilmiştir. Literatürdeki bütün kaynaklar üzerinde bu şekilde tek tek notlar alınıp, sonraki aşamalarda bu notlar daha da geliştirilip en son aşamada da bu notların çalışmanın son haline eklenecek şekle getirilmesi gerekmektedir.
Bütün literatürün defalarca okunup notların da defalarca gözden geçirilerek çalışmaya eklenecek aşamaya gelene kadar gözden geçirildiğini varsayarak örneğimiz üzerinde bu eklenen notların en son aşama olarak Word kelime işlemci programına aktarılması aşaması “Ekran Görüntüsü 10”da gösterilmiştir.
Bu aşamada Word kelime işlemci programı açılıp CITAVI sekmesine geçildiğinde Citavi projeleri otomatik olarak görülmektedir. Çalıştığımız projeyi açtığımızda çıkardığımız notlar görülebilir olacaktır. Bu aşamada notları kendi isteğimize göre başlığı, içeriği veya sadece metin içi atıfını eklemek suretiyle yazım aşamasında kullanabileceğiz.
Oluşturduğumuz nota sağ tıklayarak “insert advanced” dediğimizde karşımıza gelecek seçenekler sırasıyla;
- “Core statement, knowledge item, and citation”; notun başlığını, içeriğini ve metin içi atıfını eklemektedir.
- “Text and citation”; notun içeriğini ve metin içi atıfını eklemektedir.
- “Core statement and citation”; notun başlığını ve metin içi atıfını eklemektedir.
- “Citation only”; ise sadece atıfı eklemektedir.
Bu seçeneklerden herhangi biri eklendiğinde kaynakça bölümü de otomatik olarak sayfanın en altına eklenmektedir.
Sonuç
Bireysel Kaynak Yönetimi yazılımlarının şüphesiz birbirinden farklı özellik ve yetenekleri bulunmaktadır.
Ancak Citavi programı çeşitli özellikleri sayesinde kendi başına hem kaynak yönetimi hem de akademik metin yazımında kullanıcılara oldukça fayda sağlamaktadır.
Ücretsiz sürüm için 100 adet künye ekleme desteği sunan yazılım sayesinde tek bir tıkla atıf stili belirleyip direkt, indirekt atıflar ve yorumlar Word ya da benzeri bir kelime işlemciye aktarılabilmektedir.
Cloud seçeneği de mevcut olan yazılımda projeye başkaları da dâhil edilebilmekte, değişiklikler üzerinde küçük bir sohbet ekranından iletişim sağlanarak ekip çalışması da gerçekleştirilebilmektedir.
Not alma seçenekleri, görev planlaması, özellikle yeni bir pencereye ihtiyaç duymadan künyelere eklenen PDF (Portable Document Format (Taşınabilir Belge Formatı)) dosyalarını kendi içinde gösterme, eklenen web kaynaklarını PDF olarak yazılım içine kaydetme gibi pek çok özelliğini aşina oldukça kendinize göre kişiselleştirme imkânı bulunmaktadır.
Bu özellikleri çerçevesinde program etkin şekilde kullanıldığında sadece bu işin en zor kısmı olan literatürü yorumlamak ve yazmak kalıyor. Açılmış yüzlerce dosyanın angaryasından kurtulmayı sağlayan ve derli toplu bir yazılım olan Citavi bu özellikleriyle diğer referans yönetimi yazılımlarına fark atarak aslında bir bilgi yönetimi yazılımı olarak lanse edilebilir.
Akademide bireysel bilgi yönetimi konusunda teknolojinin de yardımıyla makale veya tez yazım sürecini daha programlı ve organizasyonel biçimde gerçekleştirebilmeye imkân sağladığı için Citavi programının program kullanma yetisine sahip bütün akademisyenlerce kullanılması faydalı olacaktır.
Kaynakça
Childress, D. (2011). Citation Tools in Academic Libraries: Best Practices for Reference and Instruction. Reference & User Services Quarterly, 51(2), 143–152.
Hensley, M. K. (2011). Citation Management Software: Features and Futures. Reference & User Services Quarterly, 50(3), 204–208.
Mead, T. L. ve Berryman, D. R. (2010). Reference and PDF-Manager Software: Complexities, Support and Workflow. Medical Reference Services Quarterly, 29(4), 388–393.
Öney, C. (2017). Arşivimi Niçin ve Nasıl Yapmalıyım? 28 Aralık 2019 tarihinde http://akademikarastirmaveyazma.blogspot.com/2017/04/arsivimi-nicin-ve-nasl-yapmalym.html adresinden erişildi.
Öney, C. (2017). Tez, makale ve seminer ödevi nasıl hazırlanır konusunda yol haritası. 28 Aralık 2019 tarihinde http://akademikarastirmaveyazma.blogspot.com/2017/12/tez-makale-ve-seminer-odevi-nasl.html adresinden erişildi.
Ekran Görüntüleri
Ekran Görüntüsü 1: Kaynak ekleme bölümü
Ekran Görüntüsü 2 : Online search (Çevrimiçi Arama) bölümü
Ekran Görüntüsü 3: Coggle.it üzerinde oluşturulmuş zihin haritası
Ekran Görüntüsü 4: Zihin haritasını yazılıma ekleme
Ekran Görüntüsü 5: Knowledge Organizer (Kategori Ağacı) Bölümü
Ekran Görüntüsü 6: Künyeye dosya ekleme
Ekran Görüntüsü 7: Literatürü yazılım içinde okuma özelliği
Ekran Görüntüsü 8 : Quotations & Comments (Alıntılar ve Yorumlar) özelliğinin kullanımı
Ekran Görüntüsü 9: Alınan notu kategori ağacına ekleme
Ekran Görüntüsü 10: Alınan notları Word programına ekleme
[1] Kütüphaneci, T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı. E-posta: ismail.karaca@ktb.gov.tr
